Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników i Klientów serwisu internetowego dostępnego pod adresem mentali.pl (dalej: „Serwis”) oraz zasady korzystania z przysługujących im praw. Polityka stanowi uzupełnienie Regulaminu i go nie zastępuje. Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii opisuje odrębna Polityka cookies. Oba dokumenty są dostępne w Serwisie.

§ 1. Administrator danych i kontakt

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników i Klientów Serwisu jest Mentali Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Na Grobli 20/8, 50-421 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000894386, NIP 899-289-72-26, REGON 388674924, kapitał zakładowy 30 000,00 zł (dalej: „Mentali”, „Spółka” albo „Administrator”).

2. Z Administratorem można skontaktować się:

• pisemnie: Mentali Sp. z o.o., ul. Na Grobli 20/8, 50-421 Wrocław;
• w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji praw opisanych w § 11: admin@mentali.pl;
• w sprawach organizacyjnych, obsługi rezerwacji, płatności i reklamacji: kontakt@mentali.pl.

3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem admin@mentali.pl.

§ 2. Zakres Polityki i stosowane pojęcia

1. Polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, komu możemy je przekazywać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

2. Polityka dotyczy korzystania z Serwisu, formularzy kontaktowych, rezerwacji i realizacji Konsultacji, obsługi płatności, rekrutacji oraz komunikacji z Mentali.

3. Pojęcia pisane wielką literą, w szczególności Serwis, Użytkownik, Klient, Konsument, Specjalista, Konsultacja i Rezerwacja, mają znaczenie nadane im w Regulaminie dostępnym w Serwisie, o ile Polityka nie stanowi inaczej.

4. Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii, w tym wykaz narzędzi zewnętrznych oraz sposób wyrażania i wycofywania zgody, opisuje odrębna Polityka cookies.

§ 3. Najważniejsze założenia dotyczące usług

1. Mentali nie jest podmiotem leczniczym w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, nie zatrudnia lekarzy ani psychiatrów, nie wystawia recept, zwolnień, skierowań, zaświadczeń lekarskich ani orzeczeń medycznych i nie prowadzi dokumentacji medycznej.

2. Mentali organizuje i świadczy Konsultacje o charakterze psychologicznym, psychoterapeutycznym, wspierającym, konsultacyjnym i psychoedukacyjnym, prowadzone przez Specjalistów współpracujących z Mentali (w szczególności psychologów, psychoterapeutów oraz innych specjalistów wskazanych w Regulaminie) na podstawie umów zlecenia albo umów o współpracy B2B. Wobec Klienta usługodawcą jest Mentali. Osoby korzystające z usług określamy jako Klientów, a nie pacjentów.

3. Pomimo braku dokumentacji medycznej niektóre informacje przekazywane w związku z Rezerwacją lub korzystaniem z Konsultacji mogą ujawniać dane szczególnych kategorii, w szczególności dane dotyczące zdrowia, w tym zdrowia psychicznego, a także sytuacji emocjonalnej, rodzinnej lub życiowej. Takie dane chronimy ze szczególną starannością i przetwarzamy wyłącznie w niezbędnym zakresie.

§ 4. Kiedy zbieramy dane

1. Dane osobowe możemy zbierać w szczególności wtedy, gdy:

• korzystasz z Serwisu;
• kontaktujesz się z nami przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub media społecznościowe;
• rezerwujesz Konsultację;
• korzystasz z Konsultacji stacjonarnej lub online;
• dokonujesz płatności za usługę;
• zapisujesz się na newsletter, jeżeli jest on udostępniany;
• przesyłasz zgłoszenie rekrutacyjne lub CV;
• wyrażasz albo wycofujesz zgodę na pliki cookies lub inne zgody.

2. Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do obsługi sprawy. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy na wiadomość, bez danych rezerwacyjnych nie zarezerwujemy Konsultacji, a bez danych płatniczych lub rozliczeniowych nie obsłużymy płatności ani nie wystawimy dokumentu księgowego.

3. Prosimy, aby w formularzach i wiadomościach nie przekazywać większego zakresu informacji, niż jest to potrzebne do obsługi danej sprawy.

§ 5. Jakie dane możemy przetwarzać

1. W zależności od sytuacji możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko;
• dane kontaktowe, takie jak adres e-mail i numer telefonu;
• dane rezerwacyjne, takie jak wybrany Specjalista, rodzaj usługi, termin i forma Konsultacji oraz informacja, czy jest to pierwsza wizyta u danego Specjalisty;
• treść wiadomości przesyłanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub inne kanały kontaktu;
• dane dotyczące płatności, takie jak status płatności, kwota, data transakcji, identyfikator płatności oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego; Mentali nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej;
• dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane o aktywności w Serwisie oraz logi systemowe;
• dane rekrutacyjne zawarte w CV, formularzu lub korespondencji z kandydatem;
• dane rodzica lub opiekuna prawnego oraz dane osoby małoletniej, jeżeli Konsultacja dotyczy osoby małoletniej.

2. Jeżeli w formularzu, wiadomości lub w związku z Rezerwacją przekażesz informacje dotyczące zdrowia, trudności emocjonalnych, relacyjnych lub rodzinnych, seksualności, uzależnień albo innych wrażliwych okoliczności, informacje takie mogą stanowić dane szczególnych kategorii w rozumieniu RODO.

3. Do samej Rezerwacji nie wymagamy szczegółowego opisu problemu, chyba że jest to niezbędne do prawidłowego dopasowania lub organizacji usługi.

§ 6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• obsługa zapytań i korespondencji — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); część formularzy chronimy przed spamem za pomocą mechanizmu Google reCAPTCHA;
• Rezerwacja Konsultacji i zawarcie umowy — wykonanie umowy lub działania podejmowane przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• organizacja Konsultacji, kontakt ze Specjalistą i obsługa terminu — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie działań organizacyjnych także prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• przetwarzanie danych szczególnych kategorii przekazanych dobrowolnie przez Klienta w związku z Rezerwacją, formularzem lub Konsultacją — wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO); zgodę zaznaczasz w formularzu Rezerwacji;
• obsługa płatności, faktur, rachunków oraz obowiązków podatkowych i księgowych — obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie danych szczególnych kategorii także art. 9 ust. 2 lit. f RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i diagnostyka techniczna — prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• prowadzenie rekrutacji — podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz obowiązki prawne, a w zakresie danych dodatkowych dobrowolnie przekazanych przez kandydata — zgoda (odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub a RODO);
• udział w przyszłych rekrutacjach — zgoda kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• analityka, statystyka i marketing internetowy z użyciem plików cookies opcjonalnych — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące cookies); szczegóły opisuje Polityka cookies;
• wysyłka newslettera, jeżeli jest on udostępniany — zgoda albo żądanie świadczenia usługi newslettera (art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO), zależnie od sposobu zapisu.

2. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3. Jeżeli nie wyrażasz zgody na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, prosimy o nieprzekazywanie takich danych w formularzach ani wiadomościach. W niektórych przypadkach brak możliwości przetwarzania takich danych może utrudnić lub uniemożliwić obsługę zgłoszenia albo organizację Konsultacji.

§ 7. Dane osób małoletnich

1. Jeżeli Konsultacja dotyczy osoby małoletniej, przetwarzamy dane tej osoby oraz dane rodzica lub opiekuna prawnego w zakresie niezbędnym do Rezerwacji, organizacji Konsultacji, kontaktu, rozliczeń oraz obsługi ewentualnych roszczeń.

2. Rezerwacji Konsultacji dla osoby małoletniej dokonuje rodzic lub opiekun prawny albo osoba działająca za jego zgodą. Dane osoby małoletniej co do zasady pozyskujemy od rodzica lub opiekuna prawnego dokonującego Rezerwacji.

3. Rodzic lub opiekun prawny powinien przekazywać wyłącznie dane niezbędne do realizacji usługi i nie przekazywać większego zakresu informacji o osobie małoletniej, niż jest to potrzebne do umówienia i przeprowadzenia Konsultacji.

4. Informacje dotyczące osoby małoletniej mogą stanowić dane szczególnych kategorii, jeżeli wynika to z celu Konsultacji lub z informacji przekazanych przez rodzica, opiekuna albo osobę małoletnią; przetwarzamy je zgodnie z zasadami opisanymi w § 5 i § 6.

§ 8. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w Polityce prywatności.

2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• Specjaliści współpracujący z Mentali na podstawie umów zlecenia albo umów B2B — w zakresie niezbędnym do obsługi i przeprowadzenia Konsultacji;
• dostawca systemu rezerwacji wizyt, w szczególności ZnanyLekarz (Docplanner), jeżeli korzystamy z jego narzędzi;
• operator płatności online, w szczególności Stripe, jeżeli korzystasz z płatności online;
• dostawca mechanizmu Google reCAPTCHA zabezpieczającego formularze przed spamem;
• dostawcy hostingu, poczty e-mail, systemów IT, obsługi strony internetowej oraz wsparcia i bezpieczeństwa technicznego;
• dostawcy narzędzi analitycznych, marketingowych i cookies wskazani w Polityce cookies, w szczególności Google, Meta, Hotjar i CookieYes — jeżeli wyrazisz właściwe zgody;
• biuro rachunkowe, kancelarie prawne, doradcy podatkowi, firmy windykacyjne lub ubezpieczyciele — jeżeli jest to potrzebne do rozliczeń, obsługi prawnej albo dochodzenia roszczeń;
• uprawnione organy publiczne — jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

3. Sposób, w jaki Specjalista przetwarza dane, zależy od formy współpracy z Mentali. Specjaliści współpracujący na podstawie umowy zlecenia przetwarzają dane jako osoby upoważnione przez Mentali (art. 29 RODO) i są związani obowiązkiem zachowania poufności. Specjaliści współpracujący w modelu B2B przetwarzają dane jako podmioty przetwarzające, na podstawie zawartej z Mentali umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). W obu przypadkach Specjaliści przetwarzają dane wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do przeprowadzenia Konsultacji oraz zgodnie z poleceniami Mentali i — w zakresie usług świadczonych przez Mentali — nie działają jako odrębni administratorzy.

4. Podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych, przetwarzają je wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami oraz w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na naszą rzecz.

§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z niektórych narzędzi zewnętrznych, w szczególności analitycznych, reklamowych, cookies, mechanizmu reCAPTCHA, hostingu, poczty lub płatności, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

2. Taki transfer odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU–U.S. Data Privacy Framework), standardowych klauzul umownych albo innych prawnie dopuszczalnych zabezpieczeń.

3. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach oraz ich kopię możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem admin@mentali.pl, o ile ich udostępnienie nie narusza praw lub tajemnic innych podmiotów. Szczegóły dotyczące narzędzi wykorzystujących pliki cookies znajdziesz w Polityce cookies.

§ 10. Okres przechowywania danych

1. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo potrzebny do zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń.

2. Co do zasady stosujemy następujące okresy przechowywania:

• korespondencja i formularze kontaktowe — przez czas obsługi sprawy, a następnie do 12 miesięcy od jej zakończenia, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dane rezerwacyjne i dane dotyczące wykonania usługi — przez czas obsługi Rezerwacji i Konsultacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
• dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• dane dotyczące płatności — przez czas obsługi płatności i rozliczeń oraz ewentualnych roszczeń;
• dane rekrutacyjne — do zakończenia danej rekrutacji, a w przypadku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach przez okres wskazany przy zbieraniu zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że uzgodnimy inaczej;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowości jej uzyskania lub do obsługi roszczeń;
• dane techniczne i logi bezpieczeństwa — przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki, co do zasady do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne z powodu incydentu, roszczeń lub obowiązku prawnego;
• dane zbierane przez pliki cookies — przez okresy wskazane w Polityce cookies oraz w panelu zarządzania zgodą.

3. Mentali nie prowadzi dokumentacji medycznej, dlatego do przetwarzanych danych nie stosuje się okresów przechowywania przewidzianych dla dokumentacji medycznej.

§ 11. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

2. Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres admin@mentali.pl.

3. W razie potrzeby możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to niezbędne do ochrony danych.

4. Jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

§ 12. Sprzeciw i cofnięcie zgody

1. W dowolnym momencie możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

2. W dowolnym momencie możesz wycofać udzieloną zgodę, w szczególności zgodę na cookies analityczne lub reklamowe, zgodę marketingową, zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach albo zgodę na przetwarzanie danych szczególnych kategorii.

3. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed cofnięciem ani nie ogranicza możliwości przeglądania Serwisu.

4. Zgodę na pliki cookies można wycofać w panelu zarządzania zgodą opisanym w Polityce cookies.

§ 13. Informacje zbierane automatycznie i pliki cookies

1. Podczas korzystania z Serwisu automatycznie mogą być zbierane informacje techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, dane urządzenia i przeglądarki, informacje o aktywności w Serwisie oraz logi serwera.

2. Informacje takie mogą stanowić dane osobowe, zwłaszcza gdy pozwalają bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować Użytkownika albo są łączone z innymi informacjami. Samodzielnie zbierane informacje automatyczne co do zasady nie pozwalają nam ustalić tożsamości Użytkownika.

3. Adresy IP mogą być rejestrowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz w celach diagnostycznych, a także wykorzystywane w formie zbiorczej do analizy trendów i oceny działania Serwisu.

4. Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii, wykaz narzędzi zewnętrznych oraz sposób wyrażania i wycofywania zgody opisuje odrębna Polityka cookies. Pliki cookies opcjonalne stosujemy wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

§ 14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

2. Narzędzia analityczne i reklamowe mogą przypisywać Użytkowników do określonych grup odbiorców reklam, jeżeli wyrazisz zgodę na odpowiednie pliki cookies. Szczegóły opisuje Polityka cookies.

§ 15. Bezpieczeństwo i poufność

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

3. Specjaliści współpracujący z Mentali na podstawie umów zlecenia albo B2B są zobowiązani do zachowania poufności informacji uzyskanych w związku z Konsultacjami, z zastrzeżeniem sytuacji przewidzianych prawem, w szczególności w razie bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia.

4. Dane szczególnych kategorii ograniczamy do niezbędnego zakresu i nie wykorzystujemy ich do celów marketingowych ani reklamowych.

§ 16. Zmiany Polityki prywatności

1. Możemy zmienić Politykę prywatności w razie zmiany przepisów prawa, sposobu działania Serwisu, zakresu usług, dostawców narzędzi lub procesów przetwarzania danych.

2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie.

3. Jeżeli zmiana jest istotna dla praw osób, których dane dotyczą, możemy poinformować o niej dodatkowo w Serwisie albo innym właściwym kanałem komunikacji.

Data ostatniej aktualizacji: 6 lipca 2026 r.